Nawet najlepsze sale konferencyjne Warszawa nie wystarczą do tego, aby zorganizowany event był udany. Trzeba zadbać o szereg kwestii, aby wszystko przebiegło sprawnie, a zaproszeni goście byli zadowoleni.
Już samo znalezienie odpowiedniego miejsca jest sporym wyzwaniem, a trzeba jeszcze pamiętać o odpowiednim wyposażeniu, cateringu, miejscach parkingowych, noclegu itd. Nie bez znaczenia są także dodatkowe atrakcje, które umilą wszystkim czas, szczególnie jeśli konferencja ma być wielodniowa. Często wybór pada na zorganizowanie spotkania biznesowego w obiekcie hotelowym ze względu na dogodną lokalizację, komfortowe sale konferencyjne, catering, bogatą bazę noclegową, nadzorowany parking i szereg udogodnień.
O czym należy pamiętać podczas organizowania konferencji?
W pierwszej kolejności należy ustalić temat konferencji i dobór właściwych prelegentów, którzy jak najlepiej go omówią. Nie może zabraknąć osób w postaci moderatora i prowadzącego konferencję. Zainteresowanie odbiorców i podtrzymanie ich uwagi nie jest łatwym zadaniem, dlatego należy wspomóc się doświadczonym profesjonalistą. Kolejną kwestią będzie wybranie dogodnego terminu konferencji. Znaczenie ma to, aby w tym samym czasie nie były organizowane inne eventy, spotkania branżowe, które mogłyby stanowić konkurencję. Zaleca się organizację konferencji w dni robocze. Kolejną kwestią jest wybranie odpowiedniego miejsca. Sala konferencyjna Warszawa musi zostać zarezerwowana już z dużym wyprzedzeniem. W przypadku profesjonalnego hotelu można liczyć na zajęcie się logistyką i wieloma innymi obowiązkami, co będzie dużym odciążeniem dla organizatora. Zadbać należy o atrakcyjną lokalizację, aby zachęcić do wzięcia udziału w konferencji. Świetnie sprawdzają się obiekty z dala od centrum miasta, w malowniczej okolicy z pięknymi widokami. Cisza i spokój sprzyjają relaksowi, na który każdy liczy po zakończeniu spotkania. Istotne będzie zapewnienie łatwego i komfortowego dojazdu do miejsca, w którym ma odbyć się konferencja.
Co ma znaczenie przy organizowaniu konferencji?
Konferencję najlepiej będzie zorganizować w hotelu, który ma do zaoferowania centrum konferencyjno-szkoleniowe. Znaczenie mają odpowiednie oświetlenie, przystosowanie obiektu do osób niepełnosprawnych, szatnia, miejsce do palenia, catering, pokoje noclegowe, parking, dodatkowe udogodnienia i atrakcje. W przypadku obiektów hotelowych do dyspozycji są sale konferencyjne o różnej powierzchni, klimatyzowane, profesjonalnie nagłośnione i wyposażone w nowoczesny sprzęt audio. Nie ma również problemu z korzystaniem z obsługi pokonferencyjnej. Każdy uczestnik konferencji oczekuje pożywnego i smacznego jedzenia. Przy wielogodzinnym spotkaniu niezbędna staje się przerwa kawowa i lunchowa. Warto wobec tego wybrać miejsce, które ma do zaoferowania obiekty gastronomiczne. Restauracja serwująca dania regionalne i kuchni europejskiej sprawdzi się rewelacyjnie. Trzeba oczywiście zadbać o posiłki zarówno mięsne, jak i wegetariańskie, bezglutenowe. Sprawdzić należy również bazę noclegową, zadbać o wysoki standard pokojów hotelowych. Świetne będą także wydarzenia towarzyszące typu wspólne biesiadowanie przy ognisku, tańce, bogate zaplecze sportowe, zajęcia integracyjne, prywatna plaża, gry terenowe, wellness i spa, grill itd.
