Mało kto jest w stanie spakować cały swój dobytek w jeden dzień. Przeprowadzka to w większości przypadków skomplikowany proces, który wymaga dobrej organizacji, szczególnie wtedy, gdy mówimy nie o przeniesieniu mieszkania, lecz całej firmy z miejsca na miejsce. W tym wypadku kluczowe będzie odpowiednie przygotowanie, czyli selekcja przedmiotów oraz ich spakowanie tak, żeby uniknąć chaosu zarówno w dniu przeprowadzki, jak i w trakcie rozpakowywania w nowym biurze.
Przeprowadzki, szczególnie przeprowadzki firm, kojarzą się z ogromnym zamieszaniem, problemami logistycznymi i zgubionymi drobiazgami, które trafiły do niewłaściwych pudeł albo zostały w starym biurze. Na szczęście to nie musi tak wyglądać. Przenoszenie się z jednej lokalizacji do drugiej na pewno nie będzie łatwe, ale jeśli odpowiednio się do tego przygotujecie, unikniecie chaosu, który mógłby negatywnie wpłynąć na działanie firmy.
Kiedy i od czego zacząć, żeby nie zaburzać pracy poszczególnych działów?
Przygotowania do przeprowadzki
Najlepiej już kilka dni wcześniej zlecić menadżerom lub kierownikom selekcję przedmiotów i poinformować ich jak będzie wyglądał cały proces. To oni i ich pracownicy najlepiej będą wiedzieli, czego faktycznie potrzebują, a co można zutylizować albo oddać. Często okazuje się, że w biurze przechowuje się niepotrzebne już dokumenty, sterty starych katalogów lub setki próbników. Jeśli się nie przydadzą, nie warto ponosić kosztów ich przewożenia do nowego miejsca. Podobnie należy postąpić z niedziałającym sprzętem biurowym i komputerowym.
Pakowanie kartonów
Dopiero wtedy, gdy wybierze się przedmioty do transportu, można zacząć pakowanie tych, które jadą z firmą dalej. Dokumenty, książki i drobne akcesoria wkłada się do kartonów, sprzęt komputerowy do oryginalnych pudeł – jeśli się takie posiada – lub zabezpiecza folią i chowa do kartonów odpowiedniej wielkości, zaś meble owija kilkukrotnie folią stretch albo bąbelkową.
Żeby przeprowadzki biur przebiegały sprawnie, trzeba jasno przekazać pracownikom, czym mają się zająć – czy skupić się wyłącznie na spakowaniu rzeczy ze swojego miejsca pracy, czy zadbać również o przedmioty do użytku wspólnego np. dla całego działu. Najlepiej wyznaczyć osobę w każdym zespole, która dopilnuje, żeby wszystko zostało zabrane.
Opisywanie pudełek
Bardzo ważne z punktu widzenia organizacji rozkładania rzeczy w nowym miejscu jest dokładne oznaczenie pudeł. Na każdym należy markerem lub grubym flamastrem napisać w nazwę działu i np. imię i nazwisko pracownika, do którego powinien trafić. Rzeczy wspólne można opisać nazwą działu lub pomieszczenia i informacją, co znajduje się w środku, np. „marketing, foldery reklamowe”, „kuchnia, herbata i kawa”. W tym wypadku kluczowe będzie dbanie o szczegółowość. Jeśli pudeł o tej samej zawartości jest kilka, warto dodać numer, żeby mieć pewność, że wszystkie dotarły do nowego biura. Można także wydrukować etykiety samoprzylepne i po prostu przyklejać je na kartonach.
Dobrym sposobem jest również wykorzystanie kilku kolorów taśm pakowych. Można się umówić, że księgowość zakleja swoje kartony czerwoną taśmą, a sprzedaż zieloną. Dzięki temu firma świadcząca usługi przeprowadzek taka jak np. Autor Przeprowadzki (https://www.autor.pl/oferta/przeprowadzki-firm) nie straci czasu na czytanie napisów, tylko od razu będzie w stanie wstawiać kolejne pudła do właściwych pomieszczeń.
