Numer porządkowy istniejącego budynku szkoły został zmieniony. Czy w związku z tym zarówno szkoła jak i organ prowadzący powinien pozmieniać dane adresowe w rejestrach?
Odpowiedź:
Zmiana danych adresowych szkoły wymaga aktualizacji nr NIP i REGON. Zaktualizowana powinna być również uchwała o sieci szkół oraz dokumenty wewnętrzne w szkole. O zmianie numeru budynku szkoły powinni zostać powiadomieni również kontrahenci, a także pracownicy i wykonawcy umów cywilnoprawnych.
Uzasadnienie:
Rejestr rozumiany jako pewna forma ewidencji można odnieść do nadanych numerów NIP i REGON.
Zasady nadawania i aktualizacji numerów NIP określa ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zgodnie z art. 3 tej ustawy identyfikatorem podatkowym jest między innymi NIP. Zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera: pełną i skróconą nazwę, formę organizacyjno – prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych (art. 5 ust. 3 ustawy).
Jeśli dane te ulegną zmianie to należy dokonać aktualizacji danych na formularzu zgłoszenia aktualizacyjnego, którego wzór stanowi załącznik do rozporządzenia MF w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających.
Natomiast odnośnie numeru REGON wskazać należy, że zasady prowadzenia rejestru urzędowego REGON określa rozporządzenie RM w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń. Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia rejestr REGON jest aktualizowany w zakresie wpisu, zmiany informacji objętych wpisem oraz skreślenia informacji, na podstawie danych przekazywanych z bazy danych Systemu Informacji Oświatowej (SIO) – w przypadku przedszkoli, szkół i placówek i innych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 2 ustawy o systemie oświaty, i ich zespołów.
Do rejestru REGON wpisywane są informacje o jednostkach nieposiadających osobowości prawnej określone w art. 42 ust. 3 ustawy o statystyce publicznej. Są to następujące dane:
1) nazwa i adres siedziby, a w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą – dodatkowo nazwisko i imiona oraz miejsce zamieszkania i identyfikator systemu ewidencji ludności (PESEL), o ile taki posiada;
2) numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz informacje o jego unieważnieniu lub uchyleniu;
2a) numery identyfikacyjne wspólników spółki cywilnej, o ile takie posiadają, nazwisko i imiona albo firma wspólników spółki cywilnej wraz z numerem PESEL osoby fizycznej prowadzącej działalność, o ile taki posiada;
3) forma prawna i forma własności;
4) wykonywana działalność, w tym rodzaj przeważającej działalności;
5) daty: powstania podmiotu, rozpoczęcia działalności, zawieszenia i wznowienia działalności, wpisu do ewidencji lub rejestru, orzeczenia o ogłoszeniu upadłości, zakończenia postępowania upadłościowego, zakończenia działalności albo trwałego zakończenia działalności w przypadku osób fizycznych wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, skreślenia z ewidencji lub rejestru, wpisu oraz skreślenia z rejestru podmiotów;
6) nazwa organu rejestrowego lub ewidencyjnego, nazwa rejestru (ewidencji) i nadany przez ten organ numer;
7) przewidywana liczba pracujących;
8) w przypadku gospodarstw rolnych powierzchnia ogólna i użytków rolnych;
9) o ich jednostkach lokalnych w zakresie informacji określonych w pkt 1 i 4-8;
10) numer telefonu i faksu siedziby, adres poczty elektronicznej oraz strony internetowej, o ile podmiot takie posiada i poda je do rejestru podmiotów.
Zatem, jeśli zmianie uległy powyższe dane, to aktualizacji należy dokonać w oparciu o bazę SIO w odniesieniu do szkół i innych jednostek oświatowych.
Rejestr REGON jest aktualizowany w zakresie wpisu informacji, zmiany informacji objętych wpisem oraz skreślenia informacji na podstawie danych przekazywanych z Systemu Informacji Oświatowej – w przypadku przedszkoli, szkół, placówek i innych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 2 ustawy o systemie oświaty, i ich zespołów.
Zgodnie z art. 42 ust. 6 ustawy o statystyce publicznej podmiot jest zobowiązany do zgłoszenia odpowiedniego wniosku w ciągu 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wpis, zmianę lub skreślenie z rejestru REGON.
W konsekwencji zmiany adresu szkoły, zmieniły się także dane szkoły, jako płatnika składek. Dane, które przekazywane są do ZUS w dokumentach ubezpieczeniowych, muszą być poprawne i aktualne. Gdy nie są poprawne lub zmienią się, należy poinformować o tym ZUS w terminie 7 dni od daty, kiedy powstały te zmiany. Zmian dokonuje się na formularzu ZUS ZPA.
Zasadniczo nie ma innych rejestrów, w których szkoła jest wykazana. Oczywiście zmiana adresu szkoły spowodowana zmianą numeracji budynków wymaga aktualizacji nie tylko rejestrów ale wszelkich dokumentów, w których wskazany został adres siedziby szkoły. Tak więc aktualizacji będzie wymagała uchwała rady gminy/powiatu w sprawie sieci szkół, akt założycielski szkoły, poprzez wskazanie nowego adresu szkoły, wszelkie dokumenty wewnętrzne w szkole, w których adres ten został wymieniony. O zmianie adresu szkoły powinni zostać poinformowani pracownicy, z którymi szkoła ma podpisane umowy o pracę lub też umowy cywilnoprawne oraz kontrahenci.
Zapamiętaj!
W razie zmiany adresu szkoły należy dokonać aktualizacji Numeru NIP i REGON.
Przeczytaj też w publikacji Kadry i płace w oświacie:
- Komu przydzielać zajęcia specjalistyczne
- Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą w szkole?
Podstawa prawna:
- Art. 5 i art. 9 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 170)
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2018 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających (Dz. U. z 2018 r. poz. 2496)
- § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń (Dz. U. z 2015 r. poz. 2009 z późn. zm.)
- art. 42 ust. 3 i ust. 6 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 443)
- art. 91 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 910 ze zm.)
- art. 4 pkt 2 lit. a, art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów oraz innych dokumentów (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 2495)
- art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 30, art. 36-37 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (tekst jedn. Dz. U. z 2019 r. poz. 1942 z późn. zm.)
